Rafta ürün bulunmadığı halde WOLVOX'ta stok görünüyorsa ilk adım miktarı hemen değiştirmek değildir. Önce aynı ürünü, aynı depoyu, aynı birimi ve aynı zamanı karşılaştırdığınızdan emin olun. Sayım farkı bazen eksik bir kayıt, bazen koli–adet karışıklığı, bazen de sayım sürerken devam eden satıştan kaynaklanır.
Bu rehber, farkın nedenini araştırmak ve düzeltme öncesi kontrol listesini hazırlamak içindir. Ekran adları ve kullanılabilen işlemler WOLVOX sürümünüze, lisanslarınıza ve yetkilerinize göre kontrol edilmelidir.
Stok sayım farkı nedir?
Sayım farkı, belirli bir ürünün fiilen sayılan miktarı ile aynı kapsamda programda görünen miktarı arasındaki farktır. Buradaki kapsam; depo, tarih/saat ve ölçü birimini içerir. Bunlardan biri farklıysa doğru iki sayı bile yanlış karşılaştırılabilir.
Örneğin rafta 18 adet ürün bulunurken raporda 24 görünüyorsa fark eksi 6 adettir. Ancak rapor bütün depoları kapsıyor, sayım yalnızca mağazayı içeriyorsa bu sonuç henüz bir eksik stok kanıtı değildir.
Stoklar neden tutmaz? Önce bu kontrolleri yapın
1. Aynı depo ve lokasyon mu karşılaştırılıyor?
Mağaza, ana depo, araç veya başka şubeye ait miktarları ayırın. Ürün başka lokasyona gönderilmiş ancak transfer süreci tamamlanmamış olabilir. Depo seçiminin sayım kapsamıyla aynı olduğunu doğrulayın.
2. Adet, koli ve paket birimleri eşleşiyor mu?
Bir kolide 12 adet olan ürün, sayım listesine “2” diye girildiğinde bunun iki koli mi iki adet mi olduğu açık olmalı. Barkodun hangi ürün/birimle eşleştiğini örnek okutmayla kontrol edin. Aynı ürünü farklı isimlerle açılmış kartlarda arayın.
3. Sayım sırasında satış veya mal kabul devam etti mi?
Sabah hazırlanan stok raporunu akşam yapılan sayımla doğrudan karşılaştırmayın. Aradaki satış, iade, giriş ve transferler hesaba katılmalı. Mümkünse sayım için hareketlerin durduğu bir zaman belirleyin; durmuyorsa hareketleri ayıracak sorumlu ve kayıt yöntemi oluşturun.
4. İade ve transferler doğru kaydedildi mi?
Müşteriden dönen ürün fiziksel olarak rafa konduğu halde kayda geçmemiş olabilir. Tersi de mümkündür: iade belgesi vardır, ürün henüz kontrol alanındadır. Hareket kaydıyla fiziksel akışı birlikte inceleyin.
5. Bütün sayım alanları tamamlandı mı?
Teşhir, hasarlı ürün alanı ve sevkiyata ayrılan mallar kapsam dışında kalmış olabilir. Hiç sayılmayan ürün ile gerçekten sıfır sayılan ürünü ayırın. Sayım listesinde bulunmayan satırları otomatik olarak sıfır kabul etmeyin.
Fark listesini küçük bir örnekle inceleyin
Aşağıdaki tablo tamamen açıklama amaçlıdır; gerçek müşteri verisi değildir. Bütün satırların aynı depo, zaman ve adet birimiyle karşılaştırıldığı varsayılmıştır.
| Ürün | Program | Sayılan | Fark | Düzeltmeden önce kontrol |
|---|---|---|---|---|
| Ürün A | 24 | 18 | -6 | Sayım saatine yakın satış/çıkış var mı? |
| Ürün B | 10 | 12 | +2 | İade veya mal kabul kaydı gecikmiş mi? |
| Ürün C | 48 | 4 | -44 | Dört koli mi, dört adet mi sayıldı? |
Farkın hesabı sayılan miktar − program miktarıdır. Tablo nedenleri kanıtlamaz; araştırılacak noktaları gösterir. Değer farkını değerlendirmek için miktar farkını rastgele satış fiyatıyla çarpmak yerine işletmenizin maliyet ve muhasebe yöntemine uygun raporu kullanın.
WOLVOX'ta sayım verisini nasıl hazırlamalısınız?
AKINSOFT'un Stok Sayım Düzenleme açıklaması, Excel/metin dosyası aktarımı ve barkodla sayım girişini belgeliyor. Kaynakta depo, envanter tarihi ve kod/barkod eşleştirmesi gibi seçenekler bulunuyor. Kurulumunuzda bunları doğrulamadan toplu işlem yapmayın.
Hazırlık listesinde ürün kodu veya barkod, sayılan miktar ve birim açık olmalı. Depo ve sayım zamanını ayrıca kaydedin. İlk denemeyi az sayıda, miktarı bilinen ürünle yapın; dosyanın miktarları ve ürün eşleşmeleri doğru okunmadan bütün listeyi işlemeyin.
Önce mevcut verinin yedeğini ve geri dönüş yöntemini doğrulayın. Fark listesini sorumlu kişiyle inceleyin. Onaylanan düzeltme sonrasında aynı kapsamla yeniden rapor alın ve örnek ürünleri karşılaştırın. Sayımın tamamlanması yalnızca kayıt ekranında işlem yapılması değil, beklenen sonucun raporda görülmesidir.
Barkod okuyucu mu, el terminali mi?
Sabit bilgisayar yanında yapılan sınırlı sayımda barkod okuyucu yeterli olabilir. Raflar arasında dolaşılan daha geniş bir depoda taşınabilir cihaz değerlendirilir. Cihaz seçmeden önce barkod yapısı, çalışma mesafesi, bağlantı, uygulama ve lisans uyumunu birlikte kontrol edin. El terminali seçeneklerini yalnızca cihaz adı üzerinden değil, gerçek sayım senaryonuzla değerlendirin.
AKINSOFT'un DepoMaster ürün açıklaması, barkodlu cihazlarla sayımı ve yarım kalan sayımlara devam etmeyi anlatıyor; kullanım için Stok-2 ve depo modülü koşulunu belirtiyor. Her WOLVOX paketinde aynı kapsamın bulunduğunu varsaymayın. Mobil Satış üzerinden sayım ise ayrı bir iş akışıdır; üreticinin mobil sayım belgesinde yetki ve senkronizasyon adımları açıklanır. Bu iki uygulamanın ekranlarını birbirine karıştırmayın.
Sayım farkını tekrar azaltmak için ne yapmalı?
Sorunlu ürünlerde farkın kaynağını not edin: birim hatası mı, geciken belge mi, yanlış depo mu? Aynı neden tekrarlanıyorsa çözüm yalnızca yeni bir sayım değildir. Ürün kartını, belge akışını, kullanıcı yetkisini veya personel eğitimini gözden geçirmek gerekir.
Değeri yüksek, hızlı hareket eden ya da sık fark veren ürünlerle başlayarak düzenli ara sayımlar planlayın. Hedef, tek seferde stoku eşitlemek kadar yeni farkın hangi işlemde oluştuğunu görebilmektir. Verinin raporlamaya etkisi için işletme yönetiminde verinin gücü yazımızı inceleyebilirsiniz.
Bursa'da WOLVOX stok düzenini birlikte değerlendirelim
Stok sayımına hazırlanıyorsanız kullandığınız WOLVOX sürümünü, depo sayısını, mevcut cihazları ve kişisel/ticari hassas verileri ayıklanmış birkaç örnek fark satırını hazırlayın. Parola veya veritabanı dosyasını ilk başvuruda göndermeyin.
Mert Bilişim Hizmetleri, AKINSOFT Bursa Ana Bayi olarak satış, kurulum, uyarlama, eğitim ve teknik destek sunar. WOLVOX ERP çözümünü mevcut iş akışınızla birlikte değerlendirebilir; kurulum ve eğitim kapsamını ihtiyacınıza göre netleştirebilirsiniz.
Stok farkının kaynağını ve sayım hazırlığını konuşmak için bizimle iletişime geçin. Görüşmede veri kontrolü, gerekli modül/cihazlar ve kullanıcı eğitiminin kapsamını birlikte belirleyelim. Teknik bir aksaklık yaşıyorsanız önce destek başvurusu hazırlık rehberini okuyabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Stok farkı varsa miktarı hemen düzeltmeli miyim?
Önce ürün, depo, birim ve sayım zamanını doğrulayın. Açıklanamayan farkları kontrol edip yetkili onayını aldıktan sonra uygun düzeltme yöntemi belirlenmelidir. Aksi halde kayıt hatasının nedeni gizlenebilir.
Sayımda görünmeyen ürünleri sıfır kabul edebilir miyim?
Hayır. Ürünün sayılmadığı mı yoksa sayılıp bulunamadığı mı açık olmalı. Kapsam dışı veya eksik satırları sıfır miktarla işlemek yanlış sonuç doğurabilir.
Excel ile WOLVOX stok sayımı yapılabilir mi?
Üreticinin sayım düzenleme belgesinde dosyadan aktarım açıklanıyor. Sürümünüzdeki seçenekleri, ürün eşleştirmesini ve miktar sütunlarını örnek dosyayla doğrulayın. Dosya aktarımı ile veriyi kesinleştirme aynı kontrol aşaması değildir.
Depo sayımı için el terminali şart mı?
Her sayımda şart değildir. Ürün sayısı, depo düzeni ve sayım süreci seçimi etkiler. Taşınabilir cihaz gerekiyorsa uygulama, lisans ve donanım uyumu birlikte değerlendirilmelidir.
Sayım sürerken satış yapılabilir mi?
Devam eden hareketler karşılaştırmayı zorlaştırır. Satış durdurulamıyorsa sayım zamanı ve sonraki hareketleri ayıran bir plan hazırlanmalıdır. Sabah raporuyla akşam miktarını doğrudan karşılaştırmak yeterli değildir.
Farklar her ay tekrar ediyorsa ne yapılmalı?
Aynı ürünlerde hangi işlemlerin fark oluşturduğunu inceleyin. Barkod/birim tanımı, iadeler, mal kabul ve transferler için sorumlu belirleyin. Tekrarlanan hata varsa eğitim veya iş akışı düzenlemesini planlayın.
