İşletmeniz büyüdükçe yazılımınız nasıl değişmeli?

İlk kurulduğunuz günlerde bir defter, bir Excel dosyası ve bir kasa yetiyordu. Bugün ürün sayınız, personeliniz, belki şubeniz arttı. Peki yazılımınız da sizinle birlikte büyüdü mü?

Başlangıçta sadelik yeterlidir

Küçük bir işletmede önemli olan, satışı ve tahsilatı doğru kaydetmektir. Birkaç yüz ürün, tek depo ve tek kasa varken basit bir takip yöntemi işi görür. Sorun, işler büyürken yöntemin aynı kalmasıyla başlar.

Satış adedi artınca elle tutulan kayıtlar gecikir. Ürünler çoğalınca stok sayısı tutmaz. Bilgiler farklı dosyalarda, farklı kişilerde durmaya başlar ve basit bir "bu ay ne kadar kâr ettik?" sorusunun cevabı günler alır.

Büyümenin yazılımda bıraktığı izler

Aşağıdakilerden birkaçını yaşıyorsanız mevcut sisteminiz işletmenizin gerisinde kalmış olabilir:

• Aynı bilgiyi birden fazla yere giriyorsunuz (satış ekranı, muhasebe, Excel).
• Stokta görünen ürün rafta yok ya da tam tersi.
• Ay sonu raporları için ekstra mesai harcanıyor.
• Şubeler arası satış ve stok bilgisine anlık ulaşamıyorsunuz.
• Kimin hangi işlemi yaptığını geriye dönük göremiyorsunuz.

Merkezi yönetim ihtiyacı doğar

Departmanlar çoğaldıkça satış, stok, finans ve müşteri bilgisinin birbirine bağlı olması gerekir. Satış yapıldığında stok düşmeli, fatura kesilmeli, cari hesap güncellenmeli; bunların hepsi ayrı ayrı elle yapılmamalı. İşte bu noktada ön muhasebe çözümünden WOLVOX ERP gibi bütünleşik bir sisteme geçiş gündeme gelir.

Şube ve ekip büyüdükçe kontrol önem kazanır

Birden fazla şubesi ya da kalabalık ekibi olan işletmede yönetici her yerde olamaz. Bu yüzden yazılımın şu imkânları sunması gerekir:

• Kullanıcı bazlı yetkilendirme: herkes yalnızca kendi işini görür ve yapar.
• İşlem geçmişi: hangi kayıt kim tarafından, ne zaman değiştirildi.
• Merkezden raporlama: tüm şubelerin satış ve stoku tek ekranda.
• Uzaktan erişim: işletmenin durumu ofis dışından da takip edilebilir.

Şubeleri internet üzerinden bağlamak isteyen işletmeler için bulut çözümleri de değerlendirilmelidir.

Doğru yazılım işletmeyle birlikte büyür

İyi bir yazılım yalnızca kayıt tutmaz; veriyi anlamlandırır, işleri hızlandırır ve karar vermeyi kolaylaştırır. En önemlisi, işletme büyüdüğünde sıfırdan başlamayı gerektirmez. WOLVOX ailesinde ön muhasebeden ERP'ye geçişte mevcut veriler aktarılabilir; yani bugün verdiğiniz karar yarın önünüzü kesmez.

Bu yazı, AKINSOFT blogundaki konulardan yararlanılarak Mert Bilişim Hizmetleri tarafından hazırlanmıştır.